一、系統背景

近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

(一)傳統手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難

(三)檔案種類龐雜，查閱耗時長

(四)檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上

(五)對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。

鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。

二、 RFID技術簡介

RFID(Radio Frequency Identification)，即無線射頻識別，是興起于20世紀90年代的一項自動識別技術。一個典型的RFID系統由射頻電子標簽、讀寫器或閱讀器以及天線三部分構成。它集編碼、載體、識別與通訊等多種技術于一體的綜合技術，主要原理是利用無線電波對一種標記媒體進行讀寫、識別的過程，非接觸性是它明顯特征。在實際應用中，讀寫器將特定格式的數據寫入RFID標簽，然后將標簽附著在待識別物體的表面。讀寫器亦可無接觸地讀取并識別電子標簽中所保存的電子數據，從而實現對物體識別信息的遠距離、無接觸式采集、無線傳輸等功能。

三、 系統概述

睿豐德檔案庫房管理系統由睿豐德科技公司開發，專門為各行業檔案庫房管理工作而設計的管理系統。其硬件外形設計精美，堅固耐用，有很高的實用性;軟件操作直觀、簡潔。大規模集成電路和貼片生產方式確保了產品的可靠品質。檔案庫房管理系統自投放市場以來，以其簡單的使用方法，準確的計算結果，受到了用戶的一致好評，并以其運行的安全性、技術的先進性，受到了專業人員的肯定，更以其方便準確的查詢功能受到了企業領導的贊賞。

使用該系統可以提高檔案庫房管理、查詢、借閱、盤點等工作效率，大大降低了人工成本和時間成本，提高了查閱效率，完善了借閱管理。

整個系統由手持盤點終端、發卡機、rfid讀卡器、RFID資產標簽及相關軟件組成。系統以計算機為控制中心，高性能的硬件設備為基礎，整個配置具有高安全性、可靠性。通過RFID自動識別射頻技術與傳統的資產標簽進行整合，有效的使用智能化信息產品進行檔案庫房管理。

四、 系統優勢

■ 非接觸式數據采集

■ 快速掃描，且一次性數據處理量大

■ 標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用

■ 數據安全性高

■ 標簽耐用性好

■ 標簽體積小型化、形狀多樣化

■ 標簽可重復使用

■ 穿透性和無屏障閱讀

■ 標簽具有EAS防盜功能

五、 系統組成

一套基于RFID技術的檔案管理自動化管理系統，其主要由RFID數據管理系統和檔案管理信息系統組成。

1.RFID數據管理系統

該系統由中心數據庫和終端管理器組成，是系統的數據存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括讀寫器與手持式閱讀器，是中心數據庫獲取信息與輸出信息的重要端口。讀寫器的作用是負責將數據庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數據庫;手持式閱讀器是管理員進行現場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數據導入至中心數據庫，進而為檔案管理信息系統各功能的使用提供數據支持。

2.檔案管理信息系統

該系統由儲位管理子系統、查詢管理子系統、銷毀管理子系統和安全管理子系統構成。其中儲位管理子系統又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統包括監控模塊和警報模塊。

　　具體系統如下：

　　儲位管理子系統

　　查詢管理子系統

　　銷毀管理子系統

　　安全管理子系統

綜上所述，RFID數據管理系統與檔案管理信息系統通過系統接口實現系統間的對接，由RFID數據管理系統實現檔案數據的收集、儲存、讀寫電子標簽;檔案管理信息系統實現對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統用戶設置不同權限，以實現對用戶的安全性管理。

六、 系統功能

1. 檔案入館

新的檔案入館前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數據被傳送到中心數據館里以備系統其他模塊調用。

 入館時，檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發出入館確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架，儲位指示燈亮起，管理人員將檔案盒放至指示燈所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統，入館結束。全部檔案入館完畢后，在查詢管理子系統中可對已入館的檔案信息進行查詢，從而實現對檔案的可視化、動態化管理。 

2. 查閱

在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據館里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出館指令，儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出館指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出館口時，出館口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出館檔案一致后確定出館。此時，系統將記錄下檔案的出館時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。

3. 歸還

檔案歸還時，管理員使用RFID讀寫器讀出檔案，檢查借閱人的信息、借閱時間是否超期，確認被借閱的檔案數據是否與RFID標簽中的信息相同。這個過程如果如果有問題，系統會進入相應的處理模塊進行處理，沒問題則根據RFID檔案位置信息送回相應的位置。

4. 盤點

由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即獲取對檔案的相關信息以及相應的儲位信息，并自動返回所收集的信息與中心數據館中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。

5. 防盜管理 

所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時，由出館口的RFID閱讀器捕捉檔案信息，并與出館指令信息進行核對，如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出館指令而異常離開館位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。

6. 定位查詢

當需要查詢A檔案的位置時，管理員在查詢管理界面中輸入該檔案信息，如：檔案名稱、檔案編號等信息，點擊搜索后將提取數據館中所有類似信息的檔案，并找到A檔案。查看A檔案使用記錄，獲得A檔案所在位置。若管理員在現場未發現A檔案，則通過區域盤點或者全館盤點，獲取A檔案的實時位置，并修改系統信息。

7. 授權

當借閱者需要借閱的檔案涉及到保密級別是在中高級機密或者是高度機密的情況下。借閱者需要先得到相關部門的授權，當相關部門將授權指示與借閱者的信息一并發送到服務器中；檔案館服務器得到相關指示后，會自動將該機密文件的電子安全保護識別更改為可借閱模式，并登記可借閱者的身份。

七、 硬件產品應用方案

檔案管理系統由電子標簽、讀寫設備和天線、防盜門、檔案管理后臺服務器等組成。

1. 標簽選型及設計

1) 標簽信息項的設定

檔案標簽上儲存的信息項包括：檔案類別、檔案名稱、檔案編號、檔案密級、入館時間、保存期限、檔案內容摘要等。

館位標簽上采用抗金屬標簽，儲存的信息項包括：儲位類型、儲位編號、存放的檔案編號區間及數量。

2) 標簽的制作

標簽通過RFID標簽打印機在上面打印信息，貼在客戶要求的位置。

3) 標簽安裝

在檔案標簽中，將電子標簽封成卡狀或不干膠紙質，貼于每個檔案盒或檔案文件上。檔案盒采用塑料或紙質材質，利于RFID標簽的粘貼與取下，同時盒體不易損傷可循環使用從而降低儲存成本。考慮到防濕、防潮需求，可在盒內放置少量干燥劑。

2. RFID讀寫設備和天線

安裝在檔案柜上，實現柜上檔案實時盤點掃描，達到柜上所有檔案的在線監控定位。

3. 防盜門

 負責檔案防盜，若檔案是未經檔案管理信息系統發出出館指令而異常離開館位，監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報。

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