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    RFID實體車駕檔案信息化管理建設解決方案

    2017-08-12 11:18:50 廣州睿豐德信息科技有限公司 閱讀

    一、項目背景

    隨著計算機技術和射頻識別技術(RFID)的發展,以及陸續在圖書管理、倉儲物流、食品追溯、智能交通等領域的成功應用,使得解決檔案管理問題成為可能。

    檔案管理引入RFID技術后,可以對檔案的流通進行動態管理,系統以RFID標簽作為信息載體,對檔案流通等關鍵環節進行數據采集和監管,實現檔案業務辦理的自動化和檔案的全生命周期管理。

    二、 項目需求分析

    近年來,檔案事業取得了長足的發展,檔案事業的規模擴大了,數量也逐日增多,檔案的種類日趨多樣化,信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯,主要體現在以下幾個方面:

    ⒈ 現狀與問題

    (1)  檔案出入庫人工操作,工作強度大、效率低。雖制定有嚴格的管理規定,人工操作耗時、費力、費財,使得整個過程既繁瑣又低效,特別是需經過多個崗位協作才能完成的檔案,更易造成掉檔、錯檔、漏檔、延誤等,令管理部門處境尷尬、后果嚴重。檔案的盤點清理、失效檔案銷毀前的登記造冊等,由于人工操作費時費力,難免出錯。

    (2)  檔案檢索艱難,難以精準定位。調卷時調不出檔案,將令管理機關陷入跳進黃河也洗不清的尷尬境地;上級部門檢查工作不能快速調出指定的實體檔案,也令管理機關無地自容。

    (3)  檔案數量的急劇增加,調閱檔案費時費力。由于人工操作不可避免的錯誤,檔案存放的順序難免錯亂,造成檔案查找非常困難,猶如大海撈針,經常出現耗時費力把庫存翻遍都找不到指定檔案,令工作人員苦不堪言,特別對于要轉出的檔案,后果不堪設想,有的甚至面臨天價索賠;

    (4)  缺乏現代科技手段,信息化程度低。檔案業務需頻繁調取檔案比對確認,在信息化程度低的情況下,既增加了工作量、也極易引發錯檔,同時辦事效率極低,往往導致群眾長時間等候的不滿。

    2.  項目建設目標

    將射頻識別技術(RFID)應用到檔案管理領域中,充分利用無線射頻技術的諸多優點,實現庫房信息管理自動化和檔案入出庫作業的自動化,為提高檔案的流通效率發揮重要的作用。

    實現檔案資料智能管理信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、調檔、防盜等具體業務流程,對檔案流通進行動態的管理。對檔案流通的關鍵環節進行數據采集和監控,實現檔案業務辦理的自動化,從而取代傳統的紙質工作流程。

    提高檔案管理綜合能力,提升服務水平。實現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡化管理流程、降低人員的勞動強度,減少差錯,為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式。

    三、RFID技術在檔案管理的應用優勢

    1. 非接觸方式進行數據采集

    RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒,只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過,就可以讀取芯片中存儲的數據。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環境,能在惡劣環境下工作。不像條碼、磁卡等介質,如果表面不整潔就無法準確試讀。

    2. 標簽信息容量大,使用壽命長

    和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比,RFID標簽可存儲的數據量大大增加,1K甚至8K的容量,可以存儲更多的信息,對于檔案管理應用,完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進行存儲。

    3. 安全性高

    標簽的數據存取具有密碼保護,識別碼獨一無二,無法仿造,這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

    4. 抗污染性能強和耐久性

    傳統條形碼的載體是紙張,因此容易受到污染,但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外,由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上,所以特別容易受到折損;RFID標簽是將數據存在芯片中,因此可以免受污損。

    5. 體積小型化、形狀多樣化

    RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制,不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展,以應用于不同檔案。

    6. 穿透性強和無屏障閱讀

    在被覆蓋的情況下,RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質,并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下,才可以辨讀條形碼。

    7. 防盜

    標簽可以配合門型通道天線,有效實現防盜功能,很好地防止檔案丟失,實現非法取走報警功能。

    8. 可適應消毒、防蟲等環節

    RFID標簽可適應檔案管理常規的消毒、高低溫殺蟲等環境,不會導致標簽內儲存的數據丟失。

    RFID管理系統對比條碼管理系統的優勢:

    圖片1.png

    四、 RFID檔案管理系統

    1. 系統層次架構規劃

    RFID設備管理軟件

    本系統是采用模塊化組件式進行設計,采用三層結構系統。可以根據實際需要進行搭配使用。三層結構分別為:

    設備層:主要由硬件設備組成(RFID讀寫器、盤點車、工作站、手持機、LED顯示屏等),主要作用于數據的采集及展示。

    中間件層:由中間件、應用服務、數據庫、組成。通過中間件來實現與硬件設備通信、同時寫入相應的數據庫。應用服務用于數據的存取和業務邏輯的處理。

    管理應用層:主要實現與用戶交互,數據的展示,查詢等。根據用戶需求提供辦理業務功能模塊。。

    2. 系統數據構架規劃

    RFID設備管理軟件

    數據采集(檔案建檔):操作員在為客戶辦理建檔時通過在系統中錄入檔案信息(全宗號、目錄號、案卷號、件號、檔號、保管期限、密級、位置等)通過系統自動把相關信息寫入RFID芯片中,實現RFID與檔案綁定。

    檔案流轉記錄:檔案經過的崗位名稱、日期、時間等信息,通過RFID讀寫器自動把相關信息寫入RFID芯片中;同時將相關信息反饋到計算機,計算機將該信息通過通信網絡傳給數據庫服務器保存,供用戶檢索、查閱。

    檔案入庫驗證:辦理的檔案進入待入庫檔案列表中,辦理入庫驗證時通過RFID讀寫器及借閱人信息管理系統,檔案管理人員進行信息比對,確認無誤后系統自動分配位置。

    檔案入庫:在檔案室中每個區域中安裝LED顯示屏顯示待入庫檔案信息。同時安裝RFID讀寫器可識別檔案,顯示檔案存放位置。

    檔案查詢:在檔案室中檔案查詢時可通過身份證號、檔號等信息來查找檔案存放位置。檔案調卷時可批量操作如某個時間段辦理的檔案、某個地方的檔案。同時進入倉庫待取出檔案列表。

    盤點:檔案盤點可通道專用檔案盤點車來實現支持在線和離線模式。

    倒架:發現檔案存放位置錯誤可通過盤點車來實現檔案位置信息更新。

    庫房查找:如果一份檔案找不到可通過盤點車來全庫查找,查到后系統自動提示(聲音提示和軟件界面)。

    3. RFID技術實施設計規劃

    (1) 實體檔案與RFID綁定

    RFID實體檔案經過讀寫器作用范圍時,該讀寫器通過無線信號將指定信息如檔號、密級、位置等寫入RFID芯片存儲,同時將相關信息及崗位流轉信息如操作用戶姓名、崗位名稱、日期、時間等反饋到計算機,計算機將該信息通過通信網絡傳給數據庫服務器保存,供用戶檢索、查閱。

    (2) 查找檔案

    查找檔案時,只需在相應計算機或讀寫器設定所需條件,用該讀寫器掃過初步認定的檔案存放的區域,RFID檔案存儲的信息通過無線信號不斷傳給讀寫器,該計算機或讀寫器將所接收到的信息自動與設定的條件比對,比對成功后發出提示,工作人員就能立即確認所需檔案的位置所在,從而即可快速、準確地提取所需檔案。

    (3) 檔案出入庫

    讀寫器通過無線信號讀取非接觸式IC卡存儲的相關信息、檔案管理崗計算機自動填寫崗位等信息、指紋儀采集檔案交接雙方指紋,用以確認檔案的交接,其中出庫的發放方和入庫的接收方必須是在系統備案授權的工作人員的指紋,同時檔案管理崗計算機將自動判定諸如檔案編號、號牌號碼等關鍵字段的合法性,否則系統將予以警告并不予通過,所有信息自動傳給數據庫服務器保存。

    (4) 檔案盤點

    清理、失效銷毀前登記造冊時,在檔案管理崗計算機上將其當前工作狀態設置為盤點清理或失效檔案登記造冊,將讀寫器掃過檔案,RFID內的信息通過無線信號傳給讀寫器,該讀寫器將該信息傳給檔案管理崗計算機,檔案管理崗計算機自動與數據庫服務器中的相應信息比對,同時自動生成盤點清理或失效檔案登記冊。

    (5) 實物檔案與電子信息自動比對

    該系統確認的實物檔案信息可定期與其它應用平臺自動比對,保證實物檔案與電子信息一一對應,確保實物檔案的安全、完整。

    4 .業務環節設計規劃

    ⑴ 檔案入館

    a. 接收整理處工作人員接收檔案后,將檔案信息錄入系統,錄入的數據包括:檔案類別、檔案名稱、檔號、檔案密級、入庫時間、保存期限、檔案內容摘要等。通過RFID電子標簽打印機打印出一張電子標簽,同時將檔案信息寫入電子標簽芯片中。電子標簽粘貼至檔案盒表面,標簽外表印有檔案名稱、編號、類別、密級等基本信息。

    b. 粘貼好電子標簽的檔案送至保管處進行存放。存放前,保管處工作人員通過RFID讀卡器對檔案電子標簽進行掃描,登記入庫時間并設置具體的存放位置,從而在系統中建立檔案的入庫記錄。

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    檔案存放入庫:在檔案倉庫中每個區域安裝LED屏,在中央位置安裝查詢機。實現倉庫取出、存放檔案引導倉庫管理員。入庫時倉庫管理人員根據LED顯示提示信息把檔案放到指定地點。完成后通過查詢機或手持機確認已放檔案。系統自動更新檔案信息狀態為在庫。

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    ⑵ 檔案借閱

    a. 借閱申請

    在利用大廳安裝自助檔案信息查詢機,借閱人可以查詢出所需借閱檔案的信息,并通過查詢機打印出借閱小票,小票上打印所需借閱檔案信息(名稱和編碼),同時,小票上也印有業務辦理的順序號,即查詢機也具有業務辦理自動排號的功能。

    b. 借閱登記

    借閱人出示相關證件和借閱小票,利用大廳操作員登記所需借閱的檔案和借閱人的信息,確定后提交借閱申請記錄;對于某些必須要領導審批的檔案,檔案館領導可以通過軟件進行在線審批,審批后借閱審計記錄生效。

    c. 檔案查找

    每層樓保管處工作人員電腦上安裝檔案流通管理子系統,一旦有新的借閱申請,系統會自動將記錄顯示在計算機屏幕上。顯示的信息包括:檔案名稱、檔案編號、存放位置等,工作人員按照申請記錄進行檔案查找。

    查找完成后,工作人員必須通過讀卡器對電子標簽進行掃描,完成檔案出庫登記,系統中記錄檔案出庫時間、出庫檔案編號。

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    d. 檔案借出

    保管處工作人員將檔案移交給利用大廳工作人員,檔案交給用戶前,必須在系統中進行電子標簽掃描登記,記錄借出時間和檔案編號。

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    ⑶ 檔案歸還

    a. 用戶完成檔案查閱后歸還檔案,工作人員掃描檔案電子標簽,登記歸還時間和檔案編號,完成歸還登記。若用戶超過指定的查閱時間,系統會自動提醒;

    b.保管處工作人員將檔案放回指定存放地點前,要進行電子標簽掃描登記,登記入庫時間,完成登記后,檔案變成入庫狀態。

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    ⑷ 檔案倉庫誘導、查詢運用

    a.在檔案倉庫中每個區域安裝LED屏,在中央位置安裝查詢機。實現倉庫取出、存放檔案引導倉庫管理員。

    b.每個區域的LED顯示屏上顯示自己區域內的待取出、待存放檔案具體位置信息。

    c.在倉庫中需要查詢某個檔案具體存放位置可通過查詢機來查詢。同時存放檔案完成后可通過查詢機來確認已出入庫檔案。

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    ⑸檔案調檔

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    檔案調檔:通過讀寫器獲取檔案信息、身份證采集器完成調檔人身份信息采集、指紋儀來取代現有簽字確認動作。當辦理檔案調檔業務時工作人員可根據(檔號、全宗號、目錄號、案件題名等)信息來查詢檔案或者通過身份證采集器來查詢檔案信息,檔案調檔業務登記完成后系統自動發送待出庫檔案信息到倉庫各區域LED顯示屏上。倉庫管理員通過LED屏取出檔案。

    查找檔案時,只需在相應計算機或讀寫器設定所需條件,用該讀寫器掃過初步認定的檔案存放的區域,RFID檔案存儲的信息通過無線信號不斷傳給讀寫器,該計算機或讀寫器將所接收到的信息自動與設定的條件比對,比對成功后發出提示,工作人員就能立即確認所需檔案的位置所在,從而即可快速、準確地提取所需檔案。

    ⑹  檔案盤點

    采用RFID技術進行檔案資料的盤點,使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統發出盤點指令,庫房管理終端發送盤點指令到移動終端,庫房管理員根據移動終端上的提示,讀取檔案格和存放的檔案的的標簽信息,完成一個檔案格的盤點操作,依次進行直到完成所有檔案的盤點操作

    ⑺ 檔案防盜

    所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中。當檔案被取出時,由出庫口的RFID閱讀器捕捉檔案信息,并與出庫指令信息進行核對,如果檔案是未經檔案管理信息系統發出出庫指令而異常離開庫位,監控模塊會激活警報模塊發出異常情況警報,以防止檔案被毀、被盜等。

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    用于倉庫人員進出的管理以及貴重品庫房的訪問管理。在倉庫的進出門內外分別安裝進入讀卡器和退出讀卡器,實現雙向刷卡鑒權和人員信息登記。對于機密庫房可以采用多卡模式或者N+1訪問模式,提供更高等級的訪問控制。檔案庫大門安裝兩對RFID固定式讀寫設備、兩對紅外對射設備。為了檔案庫的美觀性,設備采用嵌入門框方式進行安裝。

    五、項目建設特點

    1.先進的RFID技術

    本系統采用當前最先進的RFID技術進行構建。RFID具有讀取方便快捷、高速識別、批量識別、穿透性強、數據容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優點,是物聯網行業的核心技術,是未來的發展方向和趨勢。

    2. 組件式軟件系統

    軟件系統架構采用模塊化組件式結構進行搭建,提高系統的可擴展性和可剪裁性。可以提供高彈性的業務擴充需求和精簡的業務需求。提高軟件系統的應用范圍,同時滿足大小客戶的不同應用需求。

    3. 系統級聯部署

    系統使用獨立的目錄服務器,根據該服務器的數據,可以把各自獨立的檔案系統進行組合級聯,形成一套國家級的檔案系統。實現整個系統內數據和檔案的一體化查詢。

    4 .高安全檔案管理

    本系統提供高安全的檔案管理。在系統中綜合運用高級門禁系統(多卡開門模式、N+1卡模式等)、視頻監控聯動、環境監控、紅外區域防護技術以及先進的RFID技術實現對檔案的保存和存取的多重防護,確保檔案的存儲和進出安全。對于更高安全級別的檔案可以設置機密庫房,實現更高的訪問安全控制。

    5. 精準的定位檢索

    在先進的RFID技術基礎上,配合先進的軟件系統算法和硬件部署,可以支持對檔案的多種檢索,并實現快速精準的定位。從而實現高效的檔案檢索、存取,提高檔案的可管理性,提高工作效率。

    6 .高效的檔案存取

    在精確的檔案定位基礎上,基于RFID的技術優勢(高識別速度、穿透性識別等),可以實現批量檔案的存取。在進出檔案庫時,實現堆垛掃描,極大的提高檔案的存取效率。

    7. 檔案生命周期管理

    很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業務檔案),本系統支持對檔案的生命周期的管理,可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案,釋放檔案存儲空間。

    8 .降低工作人員成本

    檔案管理系統建設后經濟上為檔案局節約了人力開銷的成本,實現了工作高效率,信息準確性,加強了檔案保密機制,延長了檔案保存的年限,告別了檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。檔案存放次序錯亂,檔案核查、查閱耗時長,檔案的安全保障能力弱,檔案盤點效率低等問題也得到了有效的解決。

    9. 提高檔案保存安全級別

    傳統的檔案管理無法有效保障檔案的安全,系統為防止檔案被惡意盜用,運用了RFID實體檔案管理系統后可以跟蹤檔案,沒有在系統中授權交接,無法把檔案帶出檔案室,強制性帶出檔案室系統會自動報警。

    10 .提高檔案盤點效率

    由于檔案數量眾多,要對所有檔案進行盤點,將是一項十分龐大的工程,而且盤點后更無法提供相關的分類數據。使用RFID實體檔案管理系統,一個中大型的檔案庫,30分鐘可實現所有檔案盤點,相關數據根據不同類別進行圖形化及列表展示,方便領導查看及分析相關數據。


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